Durante muito tempo da minha vida trabalhei em home office. Gerenciava equipes e projetos virtualmente e deu muito certo. Mas, para isso acontecer de forma satisfatória, alguns passos foram tomados previamente para que as pessoas entendam como fazer funcionar. • O primeiro passo é definir claramente os horários em que o membro da equipe deve estar online. Obviamente, que em casos que existe a necessidade de ausência, deve ser comunicado a todos da equipe. • Determinar as ferramentas que todos devem usar. Por exemplo, o Trello para organizar os projetos (já usei Slack também, mas sei que existem outras ferramentas de gerenciamento disponíveis). A nuvem do Google para armazenar os arquivos e permitir que todos tenham acesso às mesmas pastas compartilhadas. Telefones celulares carregados e funcionando durante o horário do expediente (determinado anteriormente).
• Grupos de WhatsApp com regras claras sobre seu funcionamento. Mensagens estritamente sobre trabalho e com horário de troca de mensagens. Funcionários de férias saem do grupo e retornam somente quando voltarem à rotina de trabalho. Era obrigatório avisar quando não for estar online como horário de almoço, compromissos pessoais, etc.
• Mantinha reuniões semanais virtuais com toda a equipe às sextas-feiras. A duração era de cerca de uma hora, dependendo da semana. A ordem de participação também era decidida no dia. Por exemplo, ordem alfabética de primeiro nome ou do nome do cliente, equipes, datas de aniversários. Quem não estava falando ouvia, com o microfone desligado, opinava ou complementava quando a pessoa acabava de falar.
• Calendários semanais de trabalho individuais e em equipes para gerenciar o volume de trabalho, e poder reorganizar no caso de incidentes no decorrer do período.
• Mensalmente realizava uma reunião com presença obrigatória na sede da agência. O calendário era informado previamente e, nesse dia, era o momento de dar feedback, comemorar as datas festivas, os aniversários, acertas arestas, chamar um palestrante para tratar de um tema específico, falar e ouvir.
• As reuniões com clientes eram agendadas previamente e todos os participantes eram notificados de sua presença para poderem se organizar. Da mesma forma com eventos de clientes.
• Atritos entre os membros das equipes? Conference call na mesma hora para resolver.
• Todos os e-mails de diretoria tinham que ser respondidos em pelo menos duas horas para manter o fluxo da comunicação. Então um simples OK já bastava, para saber que a mensagem tinha sido entregue ao destinatário.
Mas o que mudou?
Por conta da pandemia, hoje estou novamente trabalhando no mesmo esquema. A diferença é que tenho que administrar uma casa e um filho com suas atividades, sozinha, ao longo do dia. Isso é bom e ruim. Bom porque me obriga a manter uma rotina minimamente necessária para organizar os horários entre trabalho, café da manhã, lição, brincadeiras, lavar louça e roupa, cozinhar, comprar mantimentos. Isso faz o tempo passar.
A parte ruim é não poder sair. Saber que um vírus mudou a vida de muitas pessoas e levou embora outras no mundo todo. Será que realmente estamos em segurança? Ninguém sabe ao certo o que vai realmente acontecer. E isso pode ser bem angustiante.
A nova rotina também não me permite entrar em possíveis momentos de desespero sem saber o que vai acontecer com o mundo em que estamos vivendo. A COVID-19 nos trouxe uma imensa reflexão sobre nosso papel em nosso ecossistema, no mundo e, especialmente, no planeta. Nunca mais seremos os mesmos.
Daniela Barbará Minha base profissional veio do jornalismo econômico impresso e online. Depois entrei no setor de comunicação corporativa e nunca mais parei. Parte do meu trabalho nos últimos anos foi encontrar oportunidades de levar a comunicação dos meus clientes aos seus públicos-alvo da melhor forma possível, sempre com o alinhamento de comunicação e de expectativas. Durante três anos intensos da minha vida trabalhei com aviação civil e aprendi na prática a arte do gerenciamento de crise e de viajar à trabalho. Acredito que a boa comunicação é capaz de mudar o mundo, as empresas e as relações entre pessoas. Há mais de vinte anos trabalho com comunicação das mais diversas formas. Ministro palestras, aulas e workshops sobre Gerenciamento de Crise e Assessoria de Imprensa para interessados no tema e alunos de graduação e pós-graduação. Quer falar comigo? Me escreve: danielabarbara2012@gmail.com
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